細部に悪魔が潜む
専門家への質問：プロのイベントブローカーが教える交渉のコツ
契約交渉はイベント企画プロセスの中で最も楽しい部分ではないかもしれませんが、間違いなく最も重要な要素の一つです。 プレステージ・グローバル・ミーティング・ソースの地域営業部長であるアリックス・メンドンカ氏に、イベント業界で20年以上の経験から得た知見について伺いました。ブローカーとして、プランナーがニーズに合った会場を見つける手助けをし、無料で交渉プロセスを支援しています。契約検討段階の前と最中に考慮すべき点についての彼のアドバイスをご紹介します。
1. 市場調査を行う
契約段階の前に重要なステップが始まります。それは地域を調査し、複数の会場で料金を比較することです。これにより自社の価値が把握でき、賢い交渉の鍵の一つとなる、とメンドンカは述べています。例えば、イベントがホテルの繁忙期に開催されることを把握していれば、良い条件を得るためにかなり前倒しで予約する必要があるかもしれません。あるいは、週末にホテルが混雑する場合は、平日を予約することでより有利な交渉ができる可能性があります。
ここで、観光地マーケティング機構（DMO）が非常に役立つ存在となります。地域によって観光局やコンベンション・ビジターズ・ビューロー（CVB）とも呼ばれるこれらの組織は、その地域を熟知した観光の専門家で構成されています。特定の施設を代表するのではなく、訪問者が最高の体験を得られるよう支援することを目的としています。 DMOの支援を得れば、最も情報に基づいた意思決定が可能になります。パッケージや契約内容を確認する次の段階に進む際には、競争力のある料金、旅行者の動向、地域のイベント情報といった知識を武器に、自信を持って交渉を進められるでしょう。
エクスプロア・シアトル・サウスサイドは、シアトル・タコマ国際空港（SEA）に隣接する地域（シータック、タクウィラ、デモインの各市を含む）の観光局（DMO）です。当サービスの利用は無料であり、会議交渉担当者と連携し、お客様のニーズに基づいたイベント会場や宿泊施設の選定を支援いたします。
2. 契約が固定されていると思い込まないこと
「すべては交渉次第だ」とメンドンカは言う。
重要なのは、単に自分の主張を訴えるだけでなく、会場側の立場を理解しようと努め、彼らがコストを下げる動機付けとなる要素を見極めることです。 例えば会場使用料が予算を超えている場合、「この取引をより魅力的にするにはどうすればよいでしょうか？」と尋ねてみましょう。
例えば終了時間を午後10時ではなく午後5時にすれば、ホテル側は夜間のスペースを空けられるため、総費用を下げる余裕が生まれるかもしれません。 あるいは、ケータリングに特にこだわりがない場合、イベント当日に既に注文済みの飲食メニューを会場側に確認してみましょう。別のイベントがケータリング業者やホテル自体に大量注文している可能性があり、同じ品目を手配すれば、主催者と会場双方のコスト削減に繋がります。
3. あらゆる選択肢を探る
パッケージの条件交渉に加え、契約書に記載されているすべてのポリシーを理解しておくことが重要です。これには、外部ベンダーとの連携が可能かどうかといった事項も含まれます。
「組合所有の施設の場合、自前のAV機器を持ち込むのは難しいかもしれません」とメンドンカは言う。「でも持ち込めれば、コスト削減につながる可能性があります」。会場の設備を使うことに決めた場合でも、予算が逼迫した後にその費用に驚かされるのは避けたいところです。
もう一つ重要な質問は、どの部屋がマルチファンクション対応かということです。予算が限られているなら、1時間しか使わない分科会室を予約するのは避けたいところ。むしろ、フレキシブルスペースの有無や、予約した各部屋を最大限に活用する方法についてホテルに問い合わせましょう。
4. 会議交渉役を活用する
現在、ミーティングブローカー（交渉代行業者）を利用していない場合、次回のイベントでは検討する価値があります。メンドンカのようなブローカーは特定の会場を代理するわけではなく、あるホテルを他より優先して推奨する義務やインセンティブもありません。むしろ、プランナーがニーズに合った会場を見つけ、可能な限り最良の条件を交渉できるよう支援することを目的としています。
「当社のサービスはクライアント様には無料です」とメンドンカは説明する。「会場側から手数料として報酬を受け取りますが、これは予約者の費用に上乗せされることはありません」
ホテル側が、プランナーの契約交渉を支援する人物に報酬を支払う理由が不思議に思えるかもしれません。それは、ブローカーがプロセスをより迅速かつ円滑に進められることをホテル側が理解しているからです。また、ブローカーがプランナーに、自力では見つけられなかった会場を紹介できることも認識しています。
5. すべてを再確認する
最後に、些細なことを見落とさないでください。当たり前のように思えるかもしれませんが、メンドンカ氏によれば、契約書に記載された日付が実際のイベント日程と一致しているか再確認せずに契約書に署名する人が驚くほど多いそうです。「「何度も目にしてきた」と彼は語る。細かい文字に気を取られがちだが、会場が予定とは全く異なる日を予約していたことに直前で気づくのは、冷や汗ものだろう。そしてもちろん、キャンセルポリシーを明確に確認することも極めて重要だ。条件が不利に思えるなら、交渉の余地がある点として取り上げることもできる。
プロの助けを借りるかどうかに関わらず、契約書はイベント計画プロセスにおいて極めて重要な要素です。そのため、プロセスを急がず、署名前に必ず複数の人（二人、三人、四人）に書類を確認してもらいましょう。昔からの格言にあるように、「一針が九針を救う」のです！