シアトル・サウスサイドでお祭りパーティーを開こう
究極のホリデー・パーティーの計画
会社のホリデー・パーティーの企画を雑用と見るか、楽しいサイド・プロジェクトと見るかは別として、イベント企画がフルタイムの仕事でない可能性は高い。しかし、たとえそうだとしても、一年で最大のパーティーを企画するのは大仕事です。
基本を押さえる
イベントの残りの部分を計画する前に、御社にとって完璧なイベントを計画するために、いくつかの基本事項を押さえておく必要があります。
予算
ホリデー・パーティーの予算は、あらかじめ決められていて、自分で決めることができない場合もあれば、自分で予算を考えるように言われる場合もあります。どの予算にも対応できるオプションはありますが、予算の約30％を会場に、50％を飲食に、5％をアクティビティに、5％をプレゼントや記念品に、5％を装飾に使い、残りの5％を不測の事態やその他の費用に充てるように計画しましょう。あなたの選択次第では、もう少し柔軟に予算を設定できるかもしれません。例えば、会場によっては、飲食代が一定額以上であれば、スペースを無料で提供してくれるところもある。
日時
イベントを開催するタイミングも重要です。 2017年ERCホリデー・プラクティス・サーベイによると、12月の第2週は会社のホリデー・パーティーに最もよく選ばれる週であり、パーティーを開く曜日としては金曜日が最も多く選ばれている。これは、12月の第2金曜日にパーティーを予約しようとすると、会場の都合上、例えば11月の最終火曜日にパーティーを予約するよりも難しいということを意味するかもしれない。ホリデー・パーティーの新しいトレンドは、イブニング・イベントではなくランチョン・パーティーを開催することで、会場やプロバイダーの予約がより簡単になります。
オーディエンスを知る
おおよその人数を把握するだけでなく、パーティー参加者についてもう少し知っておきたいものです。同僚であることを考えれば、これは簡単なことのように思えるかもしれないが、日々の仕事では出てこないような考慮すべき点が他にもいくつかある。まず、このホリデーイベントの最終目的は何でしょうか？過去1年間の会社の業績を祝う機会なのか？社員がどれだけ大切な存在であるかを示すため？社員が一丸となり、チームとして成長するチャンスなのか？それとも、ただ髪を下ろしてリラックスする機会ですか？パーティーの最終的な目的を知ることで、最適なテーマやアクティビティ、メニューなどを決めることができます！また、同僚の好みを考慮することも大切です。例えば、アルコールが飲めない同僚がいる場合、ドリンクメニューに「モクテル」を盛り込むと楽しいかもしれません。クリスマス以外の冬休みを祝う同僚がいますか？彼らの伝統も取り入れたパーティーにすることで、彼らが自分たちのことを見てくれている、認めてくれていると感じやすくなります。社員だけのイベントなのか、それとも恋人や子供も招待するのか？特に週末に開催する場合は、家族で楽しめるような企画にする必要があるかもしれません。
適切な会場を探す
イベントを成功させるためには、適切な場所を確保することが重要です。会場を選ぶ際には、上記の基本を念頭に置いてください。ご予算、日程、おおよその招待客数に応じて、いくつかの異なる選択肢があります。
これだけではちょっと圧倒されてしまいますか？ご心配なく。この地域のエキスパートが、選択肢を絞り込むお手伝いもいたします。イベント開催に最適な場所をお探しでしたら、meetings@seattlesouthside.com までご連絡ください！
食事とおやつ
正直なところ、パーティーの楽しみの半分は食べ物だ。美味しい料理やご馳走がなければ、ゲストの気分はきっと盛り上がらないでしょう。ケータリングがセットになっている会場を選んだのなら、準備は万端です。そうでなければ、他にも選択肢はたくさんある。地元企業のAct3 Cateringは、給仕スタッフを含むフルケータリングサービスを提供する素晴らしいオプションです。地元のレストランの多くも、ケータリングや大量注文に対応してくれる。
大皿料理がいいのか、ビュッフェがいいのか、それとも前菜だけでいいのか。パーティーの雰囲気で決めましょう。お酒を飲んだりダンスをしたりする楽しいホリデー・ハッピーアワーを計画していますか？おそらく前菜にこだわるのがベストでしょう。子供たちがたくさん走り回るような家族的なイベントなら、前菜にしたほうがいいでしょう。ビュッフェスタイルがベストかもしれません。メニューを考える際には、すべてのゲストが楽しめるようなオプションを用意することを忘れないようにしましょう。ベジタリアン・オプションも用意し、コーシャーやハラル、グルテンフリー、食物アレルギーなど、食事に関するニーズにも気を配りましょう。皆が食事をしている間に、ゲストの一人がお腹を空かせてしまうのは避けたいものです！
バーのオプションを検討することも重要です：会場がアルコールサービスを許可している場合もあれば、許可していない場合もあるので、バーを希望する場合は、バーを許可している会場と契約するようにしましょう。会場によっては、キャッシュバー（ゲストが自分でドリンク代を支払う）やホストバー（ホストがドリンク代を支払う）として、バーサービスを提供してくれる場合もあります。会場によっては、ドリンクチケット制や特定の種類のドリンクのみ有料など、一部のドリンクは有料、他のドリンクはホストの負担というハイブリッドが可能なところもあります。バーのオプションについては、必ず会場と相談して、予算とニーズに合ったものを見つけてください。
食べ物やお菓子といえば、パーティー参加者への引き出物もお忘れなく！食べ物のプレゼントは、お菓子や小物よりも喜ばれることが多いものです。多くの人はたくさんの物を持っていますし、食べ物は、もし相手の食事のニーズに合わなかったとしても、贈り直しやすいものです。シアトル・チョコレートは、同僚にこの季節の甘さを感じてもらえるような、お祝いに最適なギフトを提供しています。また、パーティー用のカスタムラベルを簡単に印刷し、バーの上に追加して、少し特別なものにすることもできます。さらにギフトのアイデアが必要な場合は、地元のギフトガイドをご覧ください！
アクティブに保つ
ホリデーパーティーで楽しいアクティビティを行うことは、士気を高め、パーティーをより楽しいものにする素晴らしい方法です。シークレット・サンタ（秘密のサンタ）やホワイト・エレファント（白い象）のプレゼント交換など、プレゼントを贈る定番のゲームもありますが、会社としてプレゼントを贈ることを祝う素敵な方法のひとつに、チャリティのための寄付を募るというものがあります。参加者に、交換するプレゼントの代わりに生鮮食品を持参してもらい、夜が明けるまでにフードバンクの樽をいっぱいにすることを目指したり、景品の抽選券と引き換えにチャリティのために現金を寄付してもらったりするのだ。
もちろん、音楽やダンスフロアを用意することは、人々が開放的になるための素晴らしい方法ですが、従業員に音楽を作ってもらえば、もっと楽しくなるかもしれません！実際、タクウィラにあるRound1のプライベート・カラオケルームでイベントを開催することもできます。
安全に家に帰す
おそらく最も重要なのは、パーティーの終わりに同僚全員が安全に帰宅できるようにすることでしょう。ホテルでイベントを開催するのであれば、これは簡単です。パーティー参加者がお祭り騒ぎで運転できなくなった後、宿泊できるように部屋を確保しておけばいいのです。シアトル・サウスサイドの多くのスペースは、リンク・ライトレールの近くにあり、参加者がライドシェア・サービスで帰宅する前に、安全に自宅近くまで移動することができる。ライドシェアサービスといえば、LyftやUberのような会社は、トリップを大量に購入することで割引を提供しており、従業員が安全に帰宅するために利用することができます。また、指名ドライバーを務める人だけの特別な抽選会を行うこともできる。同僚が安全に帰宅できるよう、シラフでいることを奨励する素晴らしい方法だ。
どのような方法でこの季節を祝うにせよ、同僚と楽しく安全なパーティーができることを願っています！また、適切な会場や業者とのコネクションが必要な場合は、遠慮なくmeetings@seattlesouthside.comまでお問い合わせください。
ご興味のある方は、こちらもご覧ください。
ミーティングプランナーのヒントその1：リンク・ライトレールに乗る
シアトル近郊で、出席者のために手頃で便利な場所をお探しのミーティングプランナーの方はいらっしゃいますか？
ミーティングプランナーのアドバイス #3: チームビルディング活動
チームのモチベーションを上げるには？私」を捨てて「私たち」を!チームワークが夢を実現する!そこには...
イベントプランナーとして黒字企業を支える
イベントプランナーとして、ブラック企業のサービスプロバイダーをサポートすることは、社会的責任ある行動というだけでなく、いくつかの利点があるのです。
環境に配慮した会場で、環境にやさしいミーティングを
環境に与える影響を意識することは、単に流行に左右されるだけではありません。
会議の出席者がシアトルの渋滞を回避する方法
シアトルは雨とラッシュアワーで有名ですが、この2つが重なると、ほとんど不可能になります...
